Harden credential privacy and packaging

.github/workflows/tests.yml

@@ -33,7 +33,34 @@ jobs:
       - name: Install dependencies
         run: |
           python -m pip install --upgrade pip
-          python -m pip install -r requirements.txt pytest
+          python -m pip install -r requirements.txt ".[test]"
+
+      - name: Diagnose QtWidgets before system GUI libraries
+        run: |
+          python - <<'PY'
+          import traceback
+
+          try:
+              from PySide6.QtWidgets import QMessageBox
+          except Exception:
+              print("QtWidgets import failed before installing system GUI libraries:", flush=True)
+              traceback.print_exc()
+          else:
+              print(f"QtWidgets imported before system GUI libraries: {QMessageBox.__name__}")
+          PY
+
+      - name: Install Linux Qt runtime libraries
+        run: |
+          sudo apt-get update
+          sudo apt-get install -y libegl1 libgl1 libxkbcommon-x11-0 libdbus-1-3
+
+      - name: Verify QtWidgets import
+        run: |
+          python - <<'PY'
+          from PySide6.QtWidgets import QMessageBox
+
+          print(f"QtWidgets import OK: {QMessageBox.__name__}")
+          PY
 
       - name: Compile Python sources
         run: python -m compileall -q main.py manage_translations.py translator.py src

CHANGELOG.md

@@ -3,7 +3,7 @@
 Alle wesentlichen Änderungen an diesem Projekt werden hier dokumentiert.
 Format basiert auf [Keep a Changelog](https://keepachangelog.com/de/1.1.0/).
 
-## [Unreleased — 2026-10-06]
+## [Unreleased — 2026-10-12]
 
 ### Fixed
 - GUI workers (`QThread`) are now kept alive until `finished` (`src/gui/worker_utils.py`); a running extraction is never replaced, queued files are no longer dropped, and `closeEvent` stops and waits for all workers before saving.
@@ -12,9 +12,17 @@ Format basiert auf [Keep a Changelog](https://keepachangelog.com/de/1.1.0/).
 - RAG search uses relevance scores (higher = better) instead of raw distances for confidence and thresholds.
 - Chat always receives the current project's document manager (no unfiltered queries over the shared collection) and a disabled RAG engine is propagated as `None`.
 - New projects inherit provider/model/URL from the saved app config; the LLM client is initialised at startup; projects are opened by ID, the current project is saved first, and project directories get a unique suffix.
+- Ollama API keys use allowlisted native operating-system credential services, with an explicit user-triggered migration for legacy plaintext keys and a non-persisted environment override.
+- The local ChromaDB client disables anonymized usage telemetry explicitly.
+- Authenticated Ollama setup failures no longer retry without headers; provider exceptions and worker messages omit raw URLs, userinfo, headers, and secret-bearing exception text.
+- Workspace export now shows a content disclosure and requires confirmation before writing; the disclosure states that reports, chat, and excerpts are not anonymized.
+- Privacy and companion docs now distinguish remote Ollama transfer from local processing and describe that imported PWA workspaces remain session-only while review notes and UI locale persist locally.
 - Supported file types come from one shared set (adds `.pptx`, `.html`, `.htm`; drops unsupported `.odt`, `.ods`); HTML is converted to plain text.
 - Extractor: Excel `0`/`False` cells kept, RTF `\uN` fallback skipping and multi-byte code pages fixed, BOM/cp1252 detection for plain text, PPTX slides sorted numerically, PDF/Excel/MSG handles closed reliably.
 - Ollama availability is re-checked lazily instead of being cached forever after a failed start-up check.
+- Package metadata now uses the AGPL-3.0-only SPDX expression and setuptools 77+; the explicit local dependency bootstrap lives in `setup_environment.py`, while `setup.py` is a side-effect-free setuptools entry point.
+- Source archives include the `src*` runtime, selected public assets/docs/tests, and license files, while excluding local workspace, profile, output, and vector-store data.
+- Desktop and Store documentation now distinguish the primarily German desktop UI from the six-language Web/PWA Companion and describe confirmed workspace exports and remote-provider transfer accurately.
 - YAML front matter quotes title/author, GUI PDF export has a timeout, error message and temp-file cleanup, chat messages render as plain text, translator hint matching uses whole words, and the Web Companion stores review notes per project ID (new optional `workspace.id` in the export).
 
 ## [Unreleased — 2026-09-22]

EXPORTFORMAT.md

@@ -5,14 +5,19 @@ Stand: 2026-06-05
 ## Zweck
 
 `notespacellm-workspace-v1.json` ist der Austauschvertrag zwischen der
-Desktop-App und Web-/PWA-/Mobile-Companions. Das Format ermöglicht mobile
-Recherche- und Review-Workflows, ohne lokale Rohdatenordner, Vektordatenbanken
-oder API-Schlüssel zu kopieren.
+Desktop-App und Web-/PWA-/Mobile-Companions. Der Export kann den vollständigen
+Bericht und Chatverlauf sowie ausgewählte abgeschlossene Dokumentauszüge
+enthalten. Er wird nicht anonymisiert. Lokale Rohdokumente, Vektordatenbanken
+und gespeicherte API-Schlüsselfelder werden nicht kopiert. Frei verfasste
+Bericht- und Chattexte können dennoch Geheimnisse enthalten und sollten vor dem
+Weitergeben geprüft werden.
 
 Der erste Consumer liegt unter `web_companion/`: ein read-only PWA-Reader, der
 Workspace-JSON lokal im Browser importiert, Bericht und Dokumentmetadaten
-anzeigt, den zuletzt geladenen Workspace offline wiederherstellt und eigene
-Review-Notizen als Markdown exportiert.
+anzeigt und eigene Review-Notizen als Markdown exportiert. Der importierte
+Workspace bleibt nur in der aktuellen Sitzung; zum erneuten Öffnen muss die
+Datei erneut importiert werden. Review-Notizen und UI-Sprache werden lokal
+gespeichert.
 
 ## Implementierungsstatus
 
@@ -26,15 +31,22 @@ Review-Notizen als Markdown exportiert.
 
 ## Datenschutzregeln
 
-- API-Schlüssel werden nie exportiert.
+- Gespeicherte API-Schlüsselfelder werden nicht exportiert. Frei verfasste
+  Bericht- und Chattexte werden nicht auf Geheimnisse geprüft und sollten vor
+  dem Weitergeben überprüft werden.
 - `chroma_db/`, lokale Datenbanken und Cache-Verzeichnisse werden nie exportiert.
-- Rohdokumente werden standardmäßig nicht eingebettet.
-- Dokumentauszüge werden nur exportiert, wenn sie bereits für Bericht, Chat,
-  Prompt oder Review ausgewählt wurden.
-- Externe Provider werden nur als Typ und Konfigurationshinweis dokumentiert,
-  nicht mit geheimen Werten.
+- Vollständige Rohdokumente werden nicht eingebettet; ausgewählte abgeschlossene
+  Sub-Query-Ergebnisse erscheinen als auf 2.000 Zeichen begrenzte Auszüge.
+- Auszüge erscheinen nur für ausgewählte Dokumente und nur, wenn
+  `include_subquery_excerpts` aktiviert ist.
+- Der aktuelle vollständige Bericht und Chatnachrichten von Nutzern und Assistenten
+  können enthalten sein; der Export ist nicht anonymisiert.
+- Externe Provider werden nur als Typ und lokale/entfernte/unklare Einordnung
+  dokumentiert. Die konfigurierte URL und geheime Werte werden nicht exportiert.
 - Lokale absolute Pfade werden auf redigierte Hinweise oder relative
   `path_hint`-Werte reduziert.
+- Vor dem Schreiben zeigt die Desktop-App die enthaltenen Bereiche an und fragt
+  ausdrücklich nach Bestätigung.
 
 ## Minimales Schema
 

MANIFEST.in

@@ -0,0 +1,34 @@
+include README.md README_de.md
+include LICENSE NOTICE THIRD_PARTY_LICENSES.md THIRD_PARTY_LICENSES.txt
+include CHANGELOG.md ARCHITECTURE.txt CODE_OF_CONDUCT.md CONTRIBUTING.md
+include EXPORTFORMAT.md PRIVACY_POLICY.md SECURITY.md STORE_LISTING.md SUPPORT.md
+include WINDOWS_STORE_PREP.md llms.txt
+include pyproject.toml requirements.txt setup.py setup_environment.py MANIFEST.in
+include main.py notespacellm_launcher.py manage_translations.py translator.py
+include run.bat start.bat build_exe.bat NoteSpaceLLM.ico store_package.json
+include locales/translations.json
+include scripts/check_store_readiness.py
+recursive-include .github/workflows *.yml *.yaml
+graft src
+graft assets
+graft tests
+graft web_companion
+global-exclude __pycache__ *.py[cod] *.pyo *.db *.sqlite *.sqlite3 *.log
+global-exclude .DS_Store Thumbs.db desktop.ini
+exclude .env .env.* credentials.json client_secret*.json token.json
+prune .git
+prune .venv
+prune venv
+prune build
+prune dist
+prune data
+prune output
+prune profiles
+prune workflows
+prune storage
+prune chroma_db
+prune releases
+prune .pytest_cache
+prune .pytest_temp
+prune .ruff_cache
+prune web_companion/node_modules

MARKETING-LOG.txt

@@ -5,6 +5,16 @@ Kanonisches Repo: https://github.com/file-bricks/NoteSpaceLLM
 Organisations-Kontext: file-bricks / open-bricks
 Distributionsmodus: GitHub Source + PySide6 Desktop GUI + Web/PWA Companion
 
+Geltungsbereich aktualisiert: 2026-10-12
+Die folgenden Einträge dokumentieren frühere Positionierungen und Annahmen vom
+22.09.2026. Sie sind keine aktuellen, verifizierten Produktgarantien oder
+vollständigen Sicherheits-, Lizenz- oder Rechtsprüfungen. Insbesondere die
+früheren INV-LOCAL-/Zero-Egress-/Offline-/Parserhärtungs-/SBOM-/Lizenzkompatibilitäts-
+und § 521-/SLA-Aussagen sind überholt und nicht als heutige Zusicherung zu lesen.
+Aktuelle, begrenzte Produkt- und Datenflussbeschreibungen stehen in README.md,
+README_de.md, SECURITY.md, PRIVACY_POLICY.md, NOTICE und THIRD_PARTY_LICENSES.*.
+Die Datumsangaben der historischen Einträge bleiben erhalten.
+
 ===============================================================================
 1. POSITIONIERUNG & MARKTKONTEXT
 ===============================================================================

NOTICE

@@ -2,7 +2,7 @@ NoteSpaceLLM
 =============
 
 Copyright (c) 2026 Lukas Geiger (c/o file-bricks / open-bricks)
-Licensed under the GNU Affero General Public License v3.0 (AGPL-3.0).
+Licensed under the GNU Affero General Public License v3.0 only (AGPL-3.0-only).
 See LICENSE for the full license text.
 
 This NOTICE file is provided for informational and attribution purposes
@@ -13,44 +13,31 @@ source code and in substantial portions of the software.
 1. Purpose & Architecture
 --------------------------------------------------------------------
 
-NoteSpaceLLM is an unprivileged, local-first PySide6 desktop application
-and offline research companion designed as a private alternative to Google
-NotebookLM. It enables document analysis, multi-document synthesis, RAG-assisted
-inquiries, and structured report generation across PDF, Word (DOCX), Markdown,
-plain text, spreadsheets (XLSX), and email archives (EML, MSG). A lightweight
-Web/PWA Companion provides zero-server mobile review of exported workspaces.
+NoteSpaceLLM is a local-first PySide6 desktop application for document analysis,
+research, and report generation across PDF, Word (DOCX), Markdown, plain text,
+spreadsheets (XLSX), and email archives (EML, MSG). Project files and the
+ChromaDB index are stored locally by default. When a remote model or embedding
+endpoint is configured, the text and prompts used for that operation are sent
+to the selected endpoint. A lightweight Web/PWA Companion opens exported
+workspaces in a browser.
 
-The software is engineered with the following explicit invariants:
-  * Local-First Privacy Boundary (INV-LOCAL-01): Documents, extracted texts,
-    ChromaDB vector stores, and SQLite workspace indexes remain strictly on the
-    local machine and are never transmitted to external cloud systems without
-    explicit user configuration.
-  * Unprivileged User-Space Execution (INV-LOCAL-02): RunAsInvoker non-elevation;
-    both PySide6 desktop GUI and CLI run with regular user privileges without
-    requiring administrator or elevated operating system rights.
-  * Zero Unsolicited Egress (INV-LOCAL-03): Core document parsing, text chunking,
-    and local vector retrieval perform zero unsolicited network calls; optional
-    cloud LLM integrations (OpenAI, Anthropic) activate only upon explicit user
-    selection and key provisioning.
-  * Offline-First Local Model Execution (INV-LOCAL-04): Native integration with
-    local Ollama instances provides private LLM synthesis without requiring an
-    active internet connection.
-  * Hardened Parser Security (INV-LOCAL-05): Dependency floors for document
-    parsers (openpyxl>=3.1.3, PyMuPDF>=1.24.10, python-docx>=1.1.0) guard
-    against XML entity expansion (CVE-2024-34064) and archive bombs.
-  * Portable Workspace Serialization (INV-LOCAL-06): Standardized JSON workspace
-    format (`notespacellm-workspace-v1.json`) allows safe, schema-validated
-    interchange with external tools and mobile review companions.
-  * PWA Offline Isolation (INV-LOCAL-07): The Web Companion operates 100%
-    client-side via Service Worker caching with zero telemetry or tracking.
-  * AGPL-3.0 & LGPL-3.0 Boundary Purity (INV-LOCAL-08): Full compliance with
-    PyMuPDF AGPL-3.0 copyleft and PySide6 LGPL-3.0 dynamic linking isolation.
-  * Version Freeze Discipline (INV-LOCAL-09): Strict compliance with policy
-    T-20260920-167562623; hygiene and marketing passes never modify the
-    application version outside authorized release ceremonies.
-  * Statutory Disclaimer & SLA (INV-LOCAL-10): Unpaid open-source software under
-    §§ 516 ff. BGB with liability governed by § 521 BGB; vulnerability reports
-    are subject to a 48-hour acknowledgment and 5-day triage SLA.
+The following are selected implementation notes for this source snapshot, not a
+security certification, complete network audit, complete SBOM, or legal
+compliance assessment:
+  * The app disables ChromaDB's anonymized telemetry for its local client and
+    does not implement its own telemetry. This does not characterize behavior
+    of the operating system, browser, extensions, or configured providers.
+  * Saved credential fields are excluded from workspace exports, but user-authored
+    reports and chats may contain secrets and should be checked before sharing.
+  * A remote Ollama endpoint receives document text used for embeddings and
+    prompts/context for responses. An API key is sent to the configured URL in
+    a Bearer header; HTTP does not encrypt content or credentials.
+  * The PWA service worker caches application shell assets. Imported workspace
+    content is kept in the current page session and is not cached as workspace
+    data by the app.
+  * Declared dependency version constraints and selected license notes are
+    listed in THIRD_PARTY_LICENSES.md and THIRD_PARTY_LICENSES.txt. They are
+    not a resolved dependency inventory, security audit, or compatibility review.
 
 --------------------------------------------------------------------
 2. Organizational & Umbrella Context
@@ -67,13 +54,13 @@ the open-bricks software federation:
 --------------------------------------------------------------------
 
 NoteSpaceLLM utilizes open-source components:
-  * PySide6 / shiboken6 (The Qt Company) - LGPL-3.0-only
+  * PySide6 / shiboken6 (The Qt Company) - multiple upstream licensing options; see resolved distribution license files
   * PyMuPDF / fitz (Artifex Software) - AGPL-3.0-or-later
   * ChromaDB (Chroma) - Apache-2.0
   * LangChain ecosystem (Harrison Chase) - MIT
   * python-docx (Steve Canny) - MIT
   * openpyxl (Eric Gazoni, Charlie Clark) - MIT
   * extract-msg (Ian Coleman) - MIT
 
-Detailed licenses, runtime package matrices, and SBOM disclosures are
-maintained in THIRD_PARTY_LICENSES.md and THIRD_PARTY_LICENSES.txt.
+Selected dependency and license notes are maintained in THIRD_PARTY_LICENSES.md
+and THIRD_PARTY_LICENSES.txt; these files are not complete component inventories.

PRIVACY_POLICY.md

@@ -8,10 +8,26 @@ Nicht für Git vorgesehen sind insbesondere `data/`, `profiles/`, `workflows/`,
 
 Wenn externe oder entfernte LLM-Provider aktiviert werden, können Prompts und ausgewählte Dokumentauszüge an diese Dienste oder Server übertragen werden. Dazu zählen insbesondere OpenAI, Anthropic, Claude Code und Remote-Ollama-Server. Die Verantwortung für die Auswahl geeigneter Provider und den Umgang mit vertraulichen Dokumenten liegt beim Nutzer.
 
+Bei einem entfernten Ollama-Endpunkt werden außerdem Dokumenttexte zur Erstellung von Embeddings sowie Prompts und Kontext für die Antwortgenerierung an die konfigurierte URL gesendet. Ein gespeicherter Ollama-Schlüssel wird als Bearer-Header an diesen Endpunkt übermittelt. HTTP verschlüsselt weder Inhalt noch Zugangsdaten; HTTPS hängt vom Endpunkt und dessen Zertifikat ab. NoteSpaceLLM prüft nicht, welchem Betreiber ein entfernter Endpunkt gehört.
+
+Die Anwendung deaktiviert die anonymisierte ChromaDB-Telemetrie für ihren lokalen Client und implementiert keine eigene Telemetrie.
+
+Gespeicherte Ollama-Schlüssel nutzt die App über unterstützte native Zugangsdienste des Betriebssystems. Verfügbarkeit und Schutz hängen von Betriebssystem und dessen Konfiguration ab. `NOTESPACELLM_OLLAMA_API_KEY` überschreibt den gespeicherten Schlüssel, wird aber nicht von der App gespeichert. Vorhandene ältere Klartextschlüssel bleiben bis zu einer ausdrücklich gestarteten Migration in der Konfigurationsdatei und werden vorher nicht gesendet.
+
+Workspace-Exporte können den vollständigen Bericht, den Chatverlauf und ausgewählte abgeschlossene Dokumentauszüge enthalten. Sie werden nicht anonymisiert. Die PWA hält importierte Workspace-Inhalte nur in der aktuellen Sitzung; lokal gespeichert werden eigene Review-Notizen und die UI-Sprache.
+
 ## English
 
 NoteSpaceLLM is designed as a local desktop application. Project files, document indexes, profiles, workflow settings, and exports stay on the local device by default.
 
 Paths such as `data/`, `profiles/`, `workflows/`, `output/`, `chroma_db/`, local builds, and personal configuration files are not intended for Git and are excluded via `.gitignore`.
 
 When external or remote LLM providers are enabled, prompts and selected document excerpts may be sent to those services or servers. This includes OpenAI, Anthropic, Claude Code, and remote Ollama servers. Users are responsible for choosing suitable providers and handling confidential documents appropriately.
+
+With a remote Ollama endpoint, document text used to create embeddings and prompts/context sent for answer generation are also sent to the configured URL. A saved Ollama key is sent to that endpoint in a Bearer header. Plain HTTP encrypts neither content nor credentials; HTTPS protection depends on the endpoint and its certificate. NoteSpaceLLM does not verify who operates a remote endpoint.
+
+The application disables ChromaDB's anonymized telemetry for its local client and does not implement its own telemetry.
+
+Saved Ollama keys are accessed through supported native operating-system credential services. Availability and protection depend on the operating system and its configuration. `NOTESPACELLM_OLLAMA_API_KEY` overrides a saved key but is not saved by the app. Existing legacy plaintext keys remain in the configuration file until the user explicitly starts migration and are not sent before then.
+
+Workspace exports can contain the complete report, chat history, and selected completed document excerpts. They are not anonymized. The PWA keeps imported workspace content only in the current session; only the user's review notes and UI language are stored locally.